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【無料テンプレ配布】Notion でチームDBを作って組織を管理する【企業活用事例】



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みなさんこんにちは、Notion 公式アンバサダーの円谷です。

2022年7月 Notion アップデート情報

2022年7月20日に Notion のアップデートがありました。今回のアップデートも内容盛りだくさんで、

  • iOS / Android アプリの高速化
  • データベースページの開き方が選べるように(サイドピークの追加)
  • 複数カラムの作成がコマンドから可能に
  • ブロックをホバーしたときにリンクプレビューが表示されるように

などのさまざまなカイゼンが加わりました。個人的にはサイドピーク機能がかなり好きで、この記事もサイドピーク機能をフル活用して書いています。ぜひみなさんお試しください。

サイドピーク機能のスクリーンショット
サイドピーク機能のスクリーンショット

ツイートでもアップデート内容について詳しく解説しているので、もしよければこちらもご覧ください。


さて、今回の Notion マガジンでは、僕たちの会社で実際に運用しているチーム DB とメンバー DB について解説したいと思います。Notion のデータベース機能を使ってチームごとにページを作り、また、リレーション機能を使って、どのチームにどのメンバーが所属しているのかを見える化しています。

僕たちの組織では3ヶ月に1度、組織のアップデートがあるのですが、組織図がアップデートされたら Notion 側のチーム DB もメンテナンスするようにしていて、常に Notion 上で最新の組織情報が確認できるという仕組みづくりをしています。

今回のマガジン用に、実際に運用しているデータベースをテンプレート化しました。紹介するテンプレートを導入することで、組織の、

  • どのチームにどのメンバーが所属しているのかが分からない
  • チームごとのドキュメントをどこに置いたら良いか分からない

のような課題が解決されると思います。記事の最後にテンプレートの URL を貼っておいたので、ぜひ最後までお読みいただけたらと思います。

Notion の構成の全体像

Notion でチーム DB を作成して、チームごとに Notion のページを作成しています。チームごとのページは、各チームのリーダーが管理者となるようにしていて、そのチーム内で完結する情報に関しては、チームページ内に記載するというルールになっています。

また、社内のメンバーを一覧化したメンバー DB というものがあるのですが、メンバー DB とチーム DB はリレーション機能で紐付けされています。チームにどのメンバーが所属しているのかがひと目で分かるようになっています。

チーム DB とメンバー DB の概念図
チーム DB とメンバー DB の概念図

それぞれの DB について詳しく解説していきます。

チーム DB

組織図と紐付けて、チーム DB を管理しています。ほぼほぼモザイクでお見せできないのですが、組織図のスクリーンショットを貼り、チーム DB のそばに置くようにしています。

組織図とチーム DB のスクリーンショット(実際のもの)
組織図とチーム DB のスクリーンショット(実際のもの)

先に述べたように、組織図がアップデートされたらチーム DB も変更するようにしています。チーム名の変更などにも追従するようにしていて、チーム名と組織図が必ず 1:1 で紐づくようにメンテナンスし続けています。

余談ですが、Slack チャンネルもチーム名と紐付けるようにしています。組織のチーム名、Slack チャンネル名と Notion のページ名が一致することで、社内の認識が揃いやすくなります。きちんとメンテナンスして、一致させるルールを作るのは大事です。

さらに余談ですが、Slack チャンネルの運用ルールは Kyash さんのものを参考にしています。素晴らしいドキュメントなのでオススメです。

メンバー DB

メンバーの情報を1つのデータベース(メンバー DB)にまとめるようにしています。

実際に使っているメンバー DB
実際に使っているメンバー DB

全メンバーの情報が載っており、職能・入社日・自己紹介等の情報がこのデータべースから閲覧可能です。このデータベースをチーム DB とリレーションさせることで、各メンバーがどのチームに所属しているのかが分かるようになります。

また、本記事の内容とは直接は関係ないですが、このようなメンバー DB を使用することで Notion に招待していないメンバーも管理できるようになったり、メンバー DB のデータをリレーションに使うことで不要な通知が飛ばなくなったりするというメリットがある(標準のメンバープロパティだとアサインするたびにメンションが飛んでしまう)ので、メチャメチャオススメです。

ちなみにこの運用は Takram さんの Podcast で学びました。

チームページ

チーム DB の中の1つ1つのページには、そのチームで活用するデータやドキュメントを管理するようにしています。こちらもほぼモザイクになってしまって恐縮なのですが、僕たちの会社のエンジニアチームのページはこんな感じになっています。このページは、そのチームのリーダーが監修するようにしています。

J-CAT 社で使っているプロダクト開発チームのチームページ
J-CAT 社で使っているプロダクト開発チームのチームページ

さいごに:テンプレート配布

ざっくりにはなってしまいましたが、僕たちの会社で使っているチーム DB とメンバー DB について解説してみました。ぜひ企業で Notion を運用したいという方は参考にしてもらえればと思います。

テンプレートはこちらです。

https://35d.notion.site/DB-487a0d6c954447b7b65494fd6e52b287

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この記事の執筆者

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Tsuburaya

Notion 公式アンバサダー(2021年〜 / 日本で7人目)。アンバサダーとして YouTube や Twitter で発信活動をおこなっている。本業は Web エンジニア。個人で Notion API を使ったアプリケーションを開発中。代表作は Fast Notion。株式会社 TEMP 代表取締役。

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