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【🎁 テンプレ配布】Notionで重要度・緊急度マトリクスをつくる

こんにちは、Notion アンバサダーの円谷です。さいきんインスタグラムを頑張っています。Notion に関する発信をしているので、もし良ければフォローしてやってくださいませ。

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みなさんは「重要度・緊急度マトリクス」と呼ばれるタスク管理手法をご存知でしょうか?「重要度・緊急度マトリクス」は別名「アイゼンハワーマトリクス」とも呼ばれるタスク管理手法で、最強の自己啓発本との呼び声高い「7つの習慣」でも提唱されているフレームワークです。

重要度・緊急度マトリクスとは

この手法では、タスクを重要度の大小と緊急度の大小で4つに分類して、Ⅰ:重要かつ緊急なタスク、Ⅱ:緊急ではないが重要なタスク、Ⅲ:重要ではないが緊急のタスク、Ⅳ:重要でも緊急でもないタスク の4象限のマトリクスで表現します。

https://s-kansa.co.jp/column/column6/
https://s-kansa.co.jp/column/column6/ より引用

Ⅰ:重要かつ緊急なタスク

「重要かつ緊急なタスク」は、(直感的に理解できると思いますが)最も優先順位が高いタスクです。突発的なトラブル対応や、クレーム対応、締切直前の対応などがこれに該当します。これらのタスクを放置すると、売上の低下や、他者からの信頼を失う原因になってしまいます。まず何よりもこの重要かつ緊急なタスクを片付けるのが先決です。

Ⅱ:緊急ではないが重要なタスク

「緊急ではないが重要なタスク」は、人生に最も大きな影響を与えるタスクです。直近の緊急度が低いため、後回しにしてしまいがちなのですが、人生を長い時間で捉えたときに、大きな価値を生み出すタスクです。具体例を上げると、人間関係の構築や、長期プロジェクトの計画などです。

ここのタスクに割く時間をいかに増やすかが大切です。人生が豊かになっていきます。ほかのタスクを減らす、素早く片付ける、意識的に「緊急ではないが重要なタスク」に取り組む時間を確保する、などの工夫が大事になってきます。

Ⅲ:重要ではないが緊急のタスク

「緊急ではないが重要なタスク」は最も量が多くなりがちなタスクです。日々、忙しさに追われている人はここのタスク量が多いことがほとんどです。それほど重要ではないメールや電話の返信、報告書の作成などがこれに該当します。

いかに「緊急ではないが重要なタスク」に割く時間を減らすかが、人生を豊かにするポイントになってきます。効率よく片付けたり、そもそも実行しない、などの取捨選択をしたりと、工夫が必要になってきます。ただ愚直に実行し続けていると、いつまで経っても忙しさから開放されません。

Ⅳ:重要でも緊急でもないタスク

時間の浪費系のタスクです。基本的には実行しなくて OK のものです。


タスクの実行順序

タスクの優先度は緊急度順で決定していけば OK です。基本的には Ⅰ → Ⅲ → Ⅱ → Ⅳ の順番で実行されることが多いと思います。しかし、タスクの量が膨大になってくると「どのタスクから手を付けたらいいのか分からない!」「なんかよく分からないけど忙しい!」のような現象がよく発生します(僕もしょっちゅうなっています)

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そこで重要になってくるのが、「見える化」です。どの象限にどのタスクが存在しているのかを直感的に理解できるようにする仕組みづくりをすることで、シンプルに、かつ本当に重要なタスクから取り組むことができるようになります。

重要度・緊急度マトリクスを Notion で実現する

前置きが長くなってしまいましたが、ようやく本記事の主題です。上記で解説した4象限を Notion のデータベース機能を使って実現してみました。重要度・緊急度の変更をドラッグアンドドロップで可能にしたデータベースを作成しました。

本記事では、「重要度・緊急度マトリクス」データベースの作り方の解説、記事の後半ではテンプレートの配布をおこなっています。もしよければ最後まで読んでやってください。

「重要度・緊急度マトリクス データベース」のつくり方

プロパティの準備

まず、データベースを作成して、必要なプロパティを準備していきます。以下の2つのプロパティを準備してください。

  • 重要度:セレクトプロパティ(重要度・高 / 重要度・低)
  • 緊急度:セレクトプロパティ(緊急度・高 / 緊急度・低)
優先度と緊急度のセレクトプロパティを準備
優先度と緊急度のセレクトプロパティを準備
プロパティ内で高低を表現
プロパティ内で高低を表現
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オマケ的に、そのタスクが完了しているかどうかを示すチェックボックスプロパティも準備しておくと、後々フィルタがかけやすくなるのでオススメです。今回は「完了」というチェックボックスプロパティを準備しておきました

マトリクスのビューを作成する

次にビューを作成していきます。使うビューは「ボードビュー」です。レイアウト設定画面から、以下の設定をしていきます。

  • レイアウト:「ボードビュー」を選択
  • カードサイズ:お好みで(おすすめは「中」)
  • グループ化:「重要度」
  • 列の背景色:ON(見やすさがアップします)
ボードビューの設定画面
ボードビューの設定画面

次に、サブグループを設定していきます。こちらが縦軸になります。

  • サブグループ化:「緊急度」
  • 表示されているグループ:「高」「低」の順番で並べる
  • 緊急度なしのグループは非表示

以上の設定で、以下のようなマトリクス表示が完成します。

重要度・緊急度マトリクス
重要度・緊急度マトリクス

テンプレ配布

今回紹介したデータベースは、以下のページでテンプレートとして配布しています。もし良ければ複製してお使いください。

https://35d.notion.site/2067d7cb290a42e1bc884937e4d843b6

さいごに

ということで、今回は「重要度・緊急度マトリクス」データベースの作り方について解説してみました。このマガジンではさまざまなタスク管理手法を紹介しているので、ぜひ自分に合ったものを見つけてもらえればと思います。

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この記事の執筆者

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Tsuburaya

Notion 公式アンバサダー(2021年〜 / 日本で7人目)。アンバサダーとして YouTube や Twitter で発信活動をおこなっている。本業は Web エンジニア。個人で Notion API を使ったアプリケーションを開発中。代表作は Fast Notion。株式会社 TEMP 代表取締役。

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